De fleste medarbejdere ser frem til at holde ferie hvert år. Men for at få mest muligt ud af sin ferie er det vigtigt at man organiserer sit arbejde og sin arbejdsplads på forhånd. Dette er, så man kan slappe af, uden at skulle bekymre sig om arbejdsopgaver, der ikke er færdige endnu. Så, hvordan organiserer du dig selv på arbejdet? At støtte medarbejdere med dette hjælper dem til at kunne forlade arbejdspladsen med ro i maven, og forbedrer deres produktivitet, når de vender tilbage. Denne artikel giver dig 5 tips til, hvordan du organiserer dig på arbejdet, inden du tager på ferie.
Se vores sommerprodukter
Tip 1. Prioritering
For at organisere dig selv på arbejdspladsen, inden du holder ferie, er det en god idé at starte med at prioritere dine opgaver. Men hvordan finder du din egen organisationsmetode?
Det første du kan gøre er at lave en to-do-liste. Listen bør indeholde alt, hvad der skal gøres, mens medarbejderen holder fri. Det handler her om at bestemme, hvor presserende hver af disse opgaver er afhængigt af kort- og langsigtede mål.
Opgaver, der bidrager direkte til at nå mål, bør betragtes som vigtigere end andre. Alt, hvad der skal gøres med det samme eller så hurtigt som muligt, er mere presserende end andre opgaver. I sidste ende kan det mindre presserende udskydes, indtil medarbejderen kommer tilbage på arbejde.
Når vigtigheden, og hvorvidt det er en hasteopgave, er fastslået for hver opgave, kan de prioriteres. De vigtigste og mest presserende opgaver bør naturligvis løses først. En sådan prioritering vil hjælpe medarbejdere, der holder ferie, til at fokusere på væsentlige opgaver, inden de holder fri. Det reducerer også stress forbundet med arbejde.
Tip 2: Planlæg deadlines og forbered din tilbagevenden
Når det kommer til at holde fri fra arbejde, bekymrer mange sig om at sætte det de arbejder på, på pause. Virksomheden går ikke i stå, mens de er væk. Nogle opgaver skal udføres til tiden for at afslutte et projekt. Det er derfor vigtigt for medarbejdernes trivsel at planlægge deadlines fremad.
Hvor det er muligt, bør vigtige opgaver, der forfalder under ferien, tages op, inden de tager afsted. Ellers skal de udskydes til efter ferien. Planlægningsværktøjer såsom delte elektroniske dagbøger eller projektstyringssoftware kan være nyttige for at undgå at glemme noget. Tilsvarende skal alle papirfiler lægges ordentligt væk og skrivebordet ryddes inden man tager på ferie, så den person, der dækker opgaverne, nemt kan finde det, de leder efter.
Lige inden de rejser på ferie, kan medarbejderne opdatere deres e-mail-signatur, så de tydeligt viser, at de holder fri, så alle (partnere, kunder osv.) er informerede herom.
At holde styr på alle disse ting kan virke uoverskueligt. Det betyder dog, at medarbejderne kan vende tilbage til arbejdet med et klart indtryk af hver opgave, der skal løses, og arbejde optimalt fra det øjeblik, de kommer tilbage. Medarbejderne vil være i en roligere sindstilstand og vil kunne styre deres tid og arbejdsbyrde bedre, hvilket vil have en positiv indvirkning på deres arbejdstilfredshed og en følelse af præstation.
Tip 3: Kommuniker med dine kolleger
Kommunikation er nøglen til at organisere dit arbejde effektivt, før du tager afsted på ferie. At tale med kolleger betyder, at alt kan tages hånd om, og at de kan lære, hvad der er vigtigt for aktuelle projekter, såvel som afventende arbejde. Kommunikation hjælper med at forhindre misforståelser og forudse potentielle problemer.
Medarbejderne kan have ro i sindet, mens de er væk. Ud over at vide, hvornår nogen skal holde fri, skal den, der varetager deres opgaver, også have alle de nødvendige oplysninger for at kunne fortsætte deres arbejde. Denne interaktion mellem kolleger vil forbedre forholdene og samarbejdet i et team.
En vægkalender er ofte en god idé, så alle medarbejdere kan se, hvornår kollegaerne skal af sted. Denne type displaytavle giver en meget nyttig visuel guide. På samme måde betyder en tavle, der er tilgængelig for alle, og hvor farvenoter kan placeres, at prioriteringer kan kommunikeres praktisk og effektivt.
Ikke mindst kan teknikker til organisering af arbejdspladsen, såsom fleksibel kontorindretning eller introduktion af co-working, opmuntre teams til at arbejde sammen, hvilket kan blive meget nyttigt senere, når arbejdet skal fordeles, inden man tager på ferie.
Tip 4: Sørg for en glidende overdragelse
Det er nogle gange vigtigt, at en anden tager sig af bestemte opgaver, når en medarbejder er væk. En glidende overdragelse af arbejdsopgaver er afgørende for at holde alle i teamet tilfredse.
For at opnå dette, kan et overdragelsesmøde arrangeres med enhver, der skal varetage andre opgaver, for at gennemgå følgende:
- Vedrørende projekter
- Påbegyndt arbejde
- Opgaver, der er essentielle at udføre, mens medarbejderen er væk
Denne gruppediskussionen kan følges op med detaljerede skriftlige instruktioner for hver handling. Medarbejdere skal huske at dele vigtige kontakter med deres kollegaer. Dette gør det nemt at finde den information, de har brug for.
Fordelene ved at arrangere et opfølgningsmøde ved tilbagevenden til arbejde bør hellere ikke overses. Her vil det gennemgås, hvad der er blevet lavet under feriefraværet. Det betyder også, at der kan indsamles feedback om, hvad der er opnået. Dette giver en glidende overdragelse, samtidig med at det sikres, at arbejdet er udført korrekt.
Tip 5: Opdater arbejdsdokumenter
At organisere dig selv på arbejdet indebærer også konstant opdatering af alle vigtige dokumenter, herunder:
- Aktivitetskontrol
- Mødeoversigt
- Regneark
- Databaser
Nogen vil måske frivilligt holde disse dokumenter ajour, mens deres kollega er væk. De kan derefter vende stille og roligt tilbage på arbejdet velvidende om, at de kun skal tjekke disse rapporter igennem for at indhente, hvad de er gået glip af, mens de var væk. At holde tingene opdateret sikrer også, at arbejdet ikke afbrydes.
Personen, der opdaterer dokumenterne, kan oplæres i detaljerne i de projekter, den der skal på ferie, arbejder på. De skal kunne svare på deres kollegers spørgsmål, hvis det er nødvendigt. Hvis nogen bruger online samarbejdsværktøjer, er det vigtigt, at de husker at dele adgangen til deres filer med den person, der varetager opgaverne i feriefraværet.
Hvorfor organisere dit arbejde, før du tagerafsted? Som du kan se, er det vigtigt at organisere hver opgave ordentligt, inden du holder ferie. Det betyder, at medarbejderne kan give slip og genoplade deres batterier fuldt ud, mens de er på ferie. Dette vil helt sikkert have en indvirkning på deres produktivitet og arbejdsglæde. Det er derfor vigtigt, at denne forberedelse planlægges ordentligt, så folk kan tage på ferie med ro i sindet - især da det vil fremme en positiv og fornøjelig oplevelse for alle i virksomheden.
Vil du hjælpe dine medarbejdere med at forberede sig på at holde ferie? De 5 tips i denne artikel hjælper dem med effektivt at blive organiseret.
